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Dritte per e-mail di successo

Che mandiamo e-mail di lavoro o di piacere, che stiamo comunicando con un cliente o un amico, con qualcuno che conosciamo bene o che non abbiamo mai incontrato di persona, ci sono alcune regole di base che conviene seguire. Hanno poco a che vedere con il grado di formalità del messaggio: possiamo essere amichevoli e informali, ma scrivere pur sempre messaggi che non siano uno strazio per il destinatario.

Alcune di queste regole sono requisiti di stile, altre fissazioni personali che ritengo possano rendere la posta elettronica più piacevole anche a destinatari meno schizzinosi di me.

Misura il contenuto

Una delle regole che preferisco riguardanti il contenuto sul web è “Dai abbastanza informazioni, ma non più del necessario”. Se non altro, fai in modo che il tuo lettore ne voglia sapere di più—non che non ne voglia più sapere. Vale anche per l’e-mail. Di certo la misura appropriata cambia a seconda dell’interlocutore. Le e-mail di lavoro che contengono anticipazioni o riassunti di incontri saranno naturalmente più ricche, per esempio, di un messaggio per organizzare una cena con amici.

La (n)etichetta cambia di conseguenza, e l’e-mail può essere tanto formale quanto ti è necessario.

Un corollario sul contenuto: niente catene. Mai. Davvero. Se ho bisogno di spiegarlo, forse è meglio che tu non usi la posta elettronica.

Usa un oggetto che abbia senso

Un elemento di contenuto che le tue e-mail dovrebbero sempre avere è l’oggetto. E deve avere senso. “Ehi” o “Ciao” non è un oggetto adatto a un messaggio di lavoro. Se il tuo lettore mi somiglia almeno un po’, è facile che quel messaggio venga ignorato o trascurato per parecchio tempo.

Certo, se non devi dire altro che “Ehi”, forse per stimolare un amico che non senti da tempo (parlo di settimane, non di anni), allora credo che possa andare bene usarlo come oggetto.

D’altra parte, modera il numero di parole che usi nell’oggetto, che non è fatto per contenere frasi intere, e di certo non più di una.

Insomma, usa l’oggetto con giudizio, ma usalo.

Usa un linguaggio appropriato

Non significa che non si debbano usare parolacce per e-mail. (Ognuno è libero, direi.) Significa che non bisogna massacrare la lingua, e inoltre:

  1. separare i paragrafi
  2. fare attenzione alla punteggiatura
  3. usare le maiuscole dove necessario, ma evitare di scrivere solo in maiuscolo
  4. non usare abbreviazioni.

Non sto neanche a spiegare i numeri 1 e 3.

Una cosa che mi manda in bestia a proposito del numero 2 è l’uso o l’abuso dei puntini di sospensione e del punto esclamativo. Nessuno dei due dovrebbe essere usato per chiudere delle frasi normali. Il numero e la spaziatura dei punti di sospensione possono variare di lingua in lingua, ma una cosa che so per certo è che non ce ne dovrebbero essere più di tre (o quattro) alla volta. Se ne trovo più di così sarò costretto a pensare che il tuo tunnel carpale ti stia dando dei problemi. Inoltre, i puntini di sospensione fanno sembrare il messaggio insicuro ed esitante—cosa che può anche andare bene nella comunicazione personale, ma che dovrebbe essere vietata in quella di lavoro. È sempre meglio risultare più spavaldi di quanto non ci sentiamo piuttosto che sembrare più fiacchi di quanto non siamo in realtà.

Un eccesso di punti esclamativi, d’altra parte, ci fa sembrare degli esagitati. Se vuoi esprimere entusiasmo (o indignazione), vai pure! Ma limitati a un punto dove ci vuole. Finire tutte le frasi (incluse le domande) con uno o più punti esclamativi equivale a gridare tutto nell’orecchio interno del lettore.

Usa un punto interrogativo alla fine delle domande. È vero che ci sono lingue in cui una domanda formulata correttamente è comprensibile come domanda anche se manca il punto interrogativo, ma l’italiano non è una di queste. Sarà anche una convenzione, ma è anche una cortesia verso il lettore quella di rendere chiaro in una sola occhiata dove vengono fatte le domande. Se la tua è una domanda retorica che ha bisogno di una forza particolare, puoi aggiungere un punto esclamativo. Forte, no?! (Però anche questo sembrava un po’ troppo su di giri.)

Quando di fronte a te hai una tastiera regolare, usare abbreviazioni in stile SMS è un’idiozia. (Ritengo che i telefoni cellulari moderni facciano diventare un’idiozia usarle anche negli SMS.) Un esempio: non ha senso abbreviare, come fanno alcuni, la parola “non” in “nn” quando si usa una tastiera regolare. Continuo a pensare che richieda più sforzo sollevare il dito per battere quelle due N che muovere dolcemente indice, anulare e indice per scrivere la parola intera. E non è un fatto di età: è un’idiozia anche se hai quindici anni.

Niente stile è buono stile

Non importa quanto pensassi che rendesse speciali le tue e-mail nel 2000 (ehi, lo pensavo anch’io!), ma applicare stili al messaggio è una bestiaccia. Inoltre, molti non hanno nessuna nozione di base di tipografia, e finiscono per comporre i messaggi in Comic Sans, tutto maiuscolo, diciotto punti, giallo su sfondo dorato.

Invece di fare così, immagina che il tuo programma di posta elettronica sia una vecchia Lettera 32 con il turbo. Usare testo semplice come impostazione predefinita rende i messaggi più leggeri e i lettori più contenti.

È ora delle fissazioni

Primo, se il destinatario ha più di un indirizzo e-mail, non indirizzare il messaggio a tutti quanti. Potrà anche aumentare le probabilità che venga letto, certo, ma lo rende anche un candidato facile per essere considerato spam. Quindi, a meno che tu non sia davvero incerto su quale sia l’indirizzo giusto (un’incertezza facile da curare), usa solo quello che il destinatario usa di solito per risponderti.

Secondo, non fare domande a cui il tuo interlocutore aveva risposto in un messaggio precedente. Sai perché fai quelle domande? Probabilmente perché la prima cosa che hai fatto dopo aver fatto clic su “Rispondi” è stata cancellare tutti i messaggi precedenti dal corpo dell’e-mail. (O forse è perché non avevi letto il messaggio precedente, ma quello è un altro problema.) Quindi non cancellare i messaggi vecchi, specialmente non l’ultimo: è lì per un motivo.

Terzo, non allungare le vocali. Come per i punti esclamativi, usa il numero di vocali richiesto da ogni sillaba. Come ho detto, è una mia fissazione.